В последние годы все больше компаний решают создать у себя электронный архив. В этой статье мы поговорим о том, что это такое, зачем он нужен, где его заказать и можно ли полностью перейти на электронный документооборот.
Что такое электронный архив?
Электронным архивом называют организация хранения документов в электронном виде. Он подразумевает не только их учет, но и разнообразные возможности работы: поиск, отслеживание изменений, контроль доступа и многое другое.
Для того, чтобы организовать электронный архив проводят сканирование всех документов, загружают их в специально разработанное программное обеспечение и настраивают его под работу конкретной компании.
Можно ли отказаться от бумажных документов?
В настоящий момент в России по закону полностью перейти на электронный документооборот и отказаться от бумажных носителей нельзя. Однако это вовсе не означает, что электронный архив из-за этого теряет актуальность.
Он дарит множество возможностей и преимуществ, о которых мы поговорим ниже.
Преимущества электронного архива
Создание электронного архива обладает следующими преимуществами:
- отказ от использования подлинников бумажных документов для решения оперативных задач, что существенно продлевает срок их сохранности и препятствует физическому износу;
- повышение скорости решения задач — поиск электронного документа занимает всего несколько секунд, тогда как чтобы получить бумажный требуется от нескольких часов до нескольких дней;
- снижение трудозатрат при решении тех или иных задач — сотрудник имеет доступ ко всем бумагам прямо на своем компьютере;
- возможность работы с бумагами, находящимися вне офиса, в том числе на внеофисном хранении;
- возможность одновременной работы нескольких сотрудников с одним документом;
- доступ даже к тем материалам, которые утрачены на физическом носителе;
- удобное распределение прав доступа — никто из тех, кто не должен получить доступ к сведениям, не получит его.
Как создать электронный архив?
Удобнее всего обратиться за этой услугой к компаниям, оказывающим архивную деятельность. Они быстро проведут всю необходимую подготовку, а также помогут вам подключиться к лицензионным программам на выгодных условиях.
Например, петербургская компания «Первый Городской Архив» предлагает данную услугу. В нее входит:
- сканирование документов любого формата и объема;
- создание конкретной программы для вашей компании на базе ПО Atlas Soft для создания электронного архива документов.
Источник — http://pga-spb.ru.
Автор публикации
